Von der Anfrage bis zum Event

Let`s face it: als bekannte Eventagentur bekommen wir viele Anfragen. Sie sind mal mehr, mal weniger klar und detailliert formuliert. Ein und die selbe Anfrage kann zwei vollkommen unterschiedliche Umschreibungen enthalten.

Das geht von „Wir brauchen eine Incentive Reise in den Süden Europas, 3 Tage, 4* Hotel, Action und etwas Freizeit“ bis hin zu „Unsere Firma plant ihr 150jähriges Jubiläum und wir möchten unseren wichtigsten Kunden unsere neuen Produktionsstätten zeigen, wie auch für die Mitarbeiter einen Tag mit der ganzen Familie als eine Art Family Party auf unserem Firmengelände spendieren.“

Merken Sie was? Natürlich ist das zweite Briefing deutlich klarer und damit auch sicherlich zielführender zu beantworten. Wir beschreiben hier unseren Weg von der Anfrage zum Event auf einem Verkäufermarkt.

Wir wünschen uns solche Aufgabenstellungen, die eindeutig herausstellen, worum es dem Kunden bei seiner Eventidee geht und was die Gäste am Ende gedanklich „mit nach Hause nehmen sollen“. Denn nur so ist auch ein gutes Angebot machbar.

Die nächste Herausforderung ist die Zeit, die für die Bearbeitung der Anfragen zur Verfügung steht.

Meist sind es nur wenige Tage, bis zu einer Woche. Im besten Fall kann man mit zwei Wochen Planungszeit rechnen. Fast immer ist es aber das gleiche Szenario: Die Agentur stemmt sich nach Kräften dahin, die Deadlines einzuhalten und wenn das Angebot dann abgegeben ist, zieht sich die Entscheidung beim Kunden hin.

Jetzt stehen wir vor einem aktuell neuen Problem, die tagesaktuellen Preise bei Angeboten.

Nicht nur in der Lebensmittelbranche, auch in anderen Branchen werden Preise momentan praktisch wöchentlich neu justiert. Daher gelten Angebote auch nicht mehr mehrere Wochen sondern haben einen begrenzten Gültigkeitszeitraum. Nicht nur bei den Agenturen werden gerade sehr viele Angebote geschrieben, auch die Supplier (Hotels, Catering Unternehmen, Transportunternehmen, Künstler etc.) haben sehr viele Anfragen auf dem Tisch und es gilt gerade etwas, was seit langem in der Branche nicht galt: first come, first serve.

Die Branche befindet sich wie viele anderen Branchen inzwischen auf einem Bietermarkt/Verkäufermarkt, die Nachfrage übersteigt deutlich das Angebot der Bieter.

Wie geht man am besten mit dieser Situation um?

Es hilft wenig, die Gültigkeit eines Angebotes ständig zu verlängern, wenn der Kunde (noch) nicht zu einer Entscheidung kommt. Der Preis ist am Ende nicht mehr realistisch und alles muss neu budgetiert werden.

Durch die Pandemie aber auch durch die aktuelle Weltlage und eine hohe Inflation sind die Preise durch die Decke geschossen und es ist ein Blick in die Glaskugel, wie 2023 preislich einzuordnen ist.

Dabei hat die Hotellerie bedauerlicherweise immer noch nicht begriffen, wieviel Mehrwert eine Eventagentur als Buchungspartner bei einem Event hat. Kennt sie doch alle wichtigen Themen, an die man denken muss und weiß, wie eine Rooming List nach aktuellen Standards auszusehen hat. Dennoch gibt es seit Jahrzehnten keine Veränderung bei den Kommissionen, die sich zwischen 5 und 10% bewegen. Das ist weit weg von realistischer Budgetgrundlage für die Arbeit, die eine Eventagentur leistet wenn sie das Hotel bei einem Event managed.

Spannend wird es sein wie sich die kommenden Monate entwickeln werden…

Regulatorische Corona Maßnahmen wird es nicht mehr in allen Ländern geben und da beginnt schon der erste eklatante Unterschied in der Planungssicherheit. Wird Deutschland restriktiver und die Nachbarländer entspannter? Wie wird sich die Lage entwickeln? Wird es weiterhin einen Bietermarkt geben?
Bleibt die Nachfrage weiterhin so hoch? Müssen wieder Events ins Internet abwandern?

Die Eventbranche ist eine Branche des stetigen Wandels und passt sich wie ein Chamäleon immer wieder neu den Gegebenheiten an.  Die Menschen, die hier auch nach einem Phase der Lockdowns und der Unsicherheit weiterhin arbeiten, sind Menschen mit Passion und Liebe zu ihrem Beruf. Menschen, die wissen, dass nur ein Erlebnis das Herz höher schlagen und Gänsehaut entstehen lässt. Und diese Erlebnisse möchten die Branche weiterhin gestalten. Mit Neugier für die Zukunft und Empathie für die Teilnehmenden!