Event Vorbereitungen – was passiert kurz bevor Showtime ist

Zwei Tage noch, dann steigt die große Party unseres Kunden anlässlich seines 20-jährigen Jubiläums in der Essener Grand Hall auf Zollverein. Das heißt jetzt bei uns: Letzte Vorbereitungen und los geht`s!

Wenn die Musik spielt, dann wird getanzt.

Das ist das Credo einer Agentur, die in diesen Tagen von einer Eventumsetzung in die nächste läuft.
Hier spielt grad jede Menge Musik, denn bei nice:-) geht es seit Wochen rund, der Mai und der Juni sind die heißesten Event Monate – neben September und Oktober. Gerade erst sind wir zurück von einem Buy Out auf der wunderschönen griechischen Insel Mykonos. Und schon stellen wir alle Zeiger der Uhr erneut auf „Start“ und freuen uns auf die nächsten 48 Stunden!

Seit Januar stecken wir in den Planungen.

Es wurden Ideen gewälzt und Pläne erarbeitet. Das Endprodukt wird nun in der Endphase für die perfekte Realisierung angepasst. In den letzten Tagen wurden alle mitwirkenden Gewerke erneut informiert und auf den aktuellsten Stand des Zeitplans gebracht, denn wenn der Florist für die Tischdeko vor der Tür steht, muss das Mobiliar natürlich schon stehen.
Gibt es kurzfristige Änderungswünsche der Kunden oder verschiebt sich doch nochmal eine Uhrzeit, müssen alle rechtzeitig diese Information erhalten.

Auch hat es zuvor mehrere virtuelle Team Meetings gegeben, um vorhersehbare Problem schon vorher einzukesseln und lösen zu können. Beispielsweise die Frage wie ein Flügel auf die Bühne kommt, vor allem unsichtbar. Oder die Frage nach zusätzlichen Getränkestationen im Außenbereich, wo es natürlich bei den Temperaturen momentan unbedingt auch etwas zu Trinken geben muss.

Wichtige Druckdateien, wie Tickets, Gutscheine, Ablaufpläne werden nun final gedruckt und laminiert. Hotels erhalten letztmalig eine Rooming List. Transportunternehmen bekommen ein Update des Fahrplans.

Die Menge an To Do’s auf dem Schreibtisch wird weniger. Was steigt und mehr wird, ist die Freude und Spannung auf den Tag des Events, auf den solange hingearbeitet wurde.