Best Practice – Top Beispiele vergangener Events und wie wir es gemacht haben
Für unsere Best Practice Beispiele haben wir drei verschiedene Branchen mit drei verschiedenen Eventformaten herausgesucht, um daran aufzuzeigen, wie wir unsere Events zu einem echten Highlight machen.
Eventorganisation und Planung sind sehr umfangreiche Prozesse, die einerseits eine Menge Spaß machen können. Andererseits bei falscher Herangehensweise schnell herausfordernd und chaotisch werden können. In unserem Blogbeitrag https://www.team-nice.de/von-der-idee-bis-zur-umsetzung-step-by-step-zum-event/ geben wir einen Einblick hinter die Kulissen und zeigen, wie professionelle Eventorganisation bei uns läuft. Doch wie sieht das Endprodukt aus?
Die Vorbereitung eines Events nimmt logischerweise viel Zeit in Anspruch. Vor allem, wenn man ein hochwertiges Ergebnis erzielen möchte. Und das ist bei jedem Event unser Anspruch! Das ist kein Lippenbekenntnis, sondern unser Credo und unsere Herangehensweise wie wir unsere Arbeit mit unseren Projekten sehen. Darum starten wir immer frühzeitig in die Planungsphase, um zum Ende hin keinen Engpass zulassen zu müssen. Und darum geht es natürlich bei unseren drei Best Practice Beispielen, die wir heute vorstellen. Jedes Event hat seine Eigenarten, jeder Kunde seine eigenen Vorstellungen. Und daher ist Individualität bei unserer Arbeit oberstes Gebot! Kein „copy/paste“. Es ist jedes Mal anders. Und das können wir mit Sicherheit aus einer Erfahrung von über 30 Jahren sagen!
Gesundheitsbranche – Beispiel Messe
Kunden in der Gesundheitsbranche sind in den letzten Jahren immer mehr zu uns gestoßen. Und da die Gesundheit der Menschen ein ganz wichtiges Thema ist, macht uns die Arbeit mit dieser Branche ganz besondere Freude. Hier können wir inhaltlich auch unser Werte einbringen. Umso authentischer werden diese Events im Laufe der Projektarbeit.
Für einen dieser Kunden durften wir mehrmals den Messestand auf der IdeenExpo in Hannover konzipieren & betreuen. In Zahlen bedeutete das: 9 Tage, 395.000 Besucher, 13.500 Portionen Popcorn!
Unter dem Motto „Mach doch einfach“ fand im Juni 2019 zum siebten Mal die Messe in Hannover statt.
Das Ziel der IdeenExpo ist es, Schüler für naturwissenschaftliche und technische Berufe zu begeistern. 2019 stand das Thema Digitalisierung im Fokus und das sollte auch deutlich auf dem Messestand der präsentiert werden. Insofern waren wir als Agentur schon weit vor einer Pandemie, die uns alle zur Digitalisierung zwingt, in diesem Thema aktiv. Und die große Herausforderung war es, die Attraktivität des Messestandes von 2017 noch zu toppen!
In Zusammenarbeit mit der Veranstaltungstechnik von Schallmeister konzipierte unser Messeteam einen 360° Messestand, der es zum Ziel hatte, das Thema der Zielgruppe durch Interaktion näher zu bringen.
Die große Frage lautete also: wie soll ein Messestand, der sich in einer stetig wachsenden digitalen Welt behaupten will, aussehen? Wie erfolgt der emotionale Transfer? Wie lockt man gleichzeitig die Digital Natives wie auch die Jüngeren an den Messestand?
Unsere Idee:
Der 120 Quadratmeter große Messestand wurde anhand bekannter Tools, wie z.B. einem überdimensionalen Kopfhörer zur Chill out Zone. Mittels Energy Dancefloor, der durch die Bewegung der Gäste zum Leuchten gebracht wurde, konnten die lebhaften Jugendlichen beschäftigt und integriert werden. In Abwechslung mit Breakdance-Shows der bekannten Influencern Jilou, die mit ihrer Crew JIMALENKO regelmäßige Shows auf dem Energy Dance Floor tanzte, konnte auf unserem Energy Floor, ein Spiel nach den Regeln des bekannten TV Spiels „1, 2 oder 3“ gespielt werden.
Weitere Spiele auf dem Stand waren Virtual Reality Spiele, in denen eigens programmierte Superhelden die Hauptrolle hatten. Auf verschiedenen Screens in Form von Smartphones wurde mittels einer innovativen Software die digitale Welt erlebbar gemacht. An den einzelnen Stationen konnten also ganz unterschiedliche Tools ausprobiert werden, was dem Messestand einen sehr hohen Traffic einbrachte. Zeitgleich war der Messestand auch online auf Instagram zu sehen – und konnte dadurch nicht nur vor Ort, sondern auch online erlebt werden.
Nice:-) ist es also gelungen, bei diesem Messeauftritt auf der IdeenExpo die Social Media Welt auf dem Messestand zu holen. Was natürlich allen Jugendlichen sehr gut gefallen hat, denn Selfies lagen hoch im Kurs. Nach einer Woche stand fest, auch dieses Mal ist der Messeauftritt gelungen, denn der Zulauf war noch größer als beim vorrigen Mal! Mit einem Wort: eine rundum gelungene Messe!
Automotive Aftermarket – Beispiel Kongress und Meetings
Aus der langen Historie der Agentur betreuen wir etliche Kunden aus dem Automotive Aftermarket. Hier hätten wir mehr als ein Dutzend Best Practice Beispiele! Die Wahl fiel also schwer, final haben wir ein Event rausgesucht, welches uns allen in nachhaltiger Erinnerung geblieben ist und dessen Format repräsentativ für diese Branche ist.
Es handelt sich um einen Kongress eines internationalen Kunden, der einmal jährlich Sales Meeting mit allen Gesellschaftern aus 35 Ländern plant. Angehängt an diese Meetings sind zwei Kongresstage, bei denen sich die Branche zu den Neuheiten und Veränderungen austauscht. Spezielle Key Notes und Talk Runden inbegriffen. Der Kongress kann überall auf der Welt stattfinden, es muss nur eine gute Fluganbindung vorhanden sein. Im Oktober 2017 hatten wir z.B. das Vergnügen, den Kongress auf Malta umzusetzen.
Die Insel Malta ist bekannt für ihre exzellente Infrastruktur was Kongresse betrifft. Ausreichend große Hotelkapazitäten, viele unterschiedliche Locations und kurze Wege.
Während das Hotel Intercontinental Malta die notwendigen Kapazitäten für die Gruppe anbot, fand nice:-) die besten Möglichkeiten für über 1.000 Meetings in 3 Tagen und einen außergewöhnlichen Ort für einen externen Abendempfang. Ziel war es wie immer, allen Gästen neben den erfolgreichen Business Gesprächen einen unvergesslichen Aufenthalt zu ermöglichen.
Für die Umsetzung des Gala Abendessens in einem ehemaligen Fort arbeitete nice:-) zusammen mit AGL – einem Technik Partner vor Ort. Diese Zusammenarbeit ist immer besonders wichtig, denn hier treffen zwei Schnittstellen aufeinander. Die Erwartung unseres Projektteams, das ausgearbeitete Konzept optimal zu realisieren und die externen Dienstleister, die möglicherweise andere Pläne umsetzen möchten.
Eine direkte und gleichzeitig anerkennende Kommunikation ist hier das wichtigste und vorrangigste Tool, um zu einem gemeinsamen Konsenz und damit zu einem Erfolg für den Kunden zu gelangen.
Denn es gilt wie bei allen Lebensmomenten auch hier: viele Köche verderben den Brei. Und deshalb bedarf es auf beiden Seiten einer Person, die sich den „Hut aufsetzt“ und dadurch das Ziel vorgibt und es während der gesamten Projektphase nicht aus den Augen verliert.
nice:-) hat durch jahrelange Erfahrung ein besonders großes Netzwerk an Partnern an seiner Seite. Und Größe meint hier nicht „Menge“. Sondern es geht auch darum, wie werthaltig ein Partner ist. Ob kleine oder große Dienstleister, es kommt immer auf die Basis an. Stimmt das Fundament, trifft man auf sehr gute Unterstützung und dies zahlt sich dann auch in Einkaufsvorteilen für den Kunden aus.
Bildungsbranche – Festival / Tag der offenen Tür
Auch Jubiläen sind ein Teil unserer Arbeit. Ganz besonders gern werden wir nicht erst bei der Eventgestaltung dazu genommen, sondern begleiten den Kunden im gesamten Jubiläumsjahr. Dann greift ein Marketing Instrument in das nächste und alles ist aufeinander abgestimmt. Damit ergibt sich zwangsläufig ein nachhaltigeres Ergebnis.
Bei unserem Best Practice stellen wir ein Event vor, welches eines unserer eher seltenen Public Events zeigt. Der Fokus bei nice:-) liegt auf Corporate Events aufgrund der Tatsache, dass wir uns als Kommunikationsagentur für Unternehmen verstehen. Die Form der Kommunikation kann also in unterschiedlichen Eventformaten sein, aber auch in Trainings und Team Buildings. Dennoch nehmen wir selektiert an öffentlichen Ausschreibungen teil, weil sich hier manchmal spannende Projekte verbergen. So haben wir dann bei der Teilnahme an einer öffentlichen Ausschreibung mit unserem stimmigen Konzept für ein Jubiläumsfest einer deutschen Hochschule überzeugen können und gleich den Zuschlag für zwei unterschiedliche Campusfeste erhalten!
Zu den Facts:
anlässlich des 10-jährigen Jubiläums einer Technischen Universität begann ein Jahr vor Veranstaltung in einem recht umfangreichen Orga die Planung. Die Feierlichkeiten verteilten sich dabei auf zwei Campus, beide in 10 km Entfernung voneinander. Ein Jahr Vorbereitung also für die einzelnen Präsentationen der Fachschaften, die Programmierung einer ganz besonderen Licht Installation und die Showacts auf der Bühne. Wir rechneten mit einer Teilnehmendenzahl von bis zu 7.000 Personen – abhängig natürlich vom Wetter. Da die Veranstaltungen Open Air geplant waren.
Am Campus 1 wählte der Kunde das Motto „Wissenschaftsnacht“.
Die verschiedenen Departments stellten in futuristischen Domzelten ihre neusten Themen und Entwicklungen vor. Für musikalische Unterhaltung sorgte ein Band Contest im Casting Modus.
Essen und Trinken sind bei diesen Veranstaltungen immer ein ganz wichtiger Aspekt. Der Kunde entschied sich für trendige Foodtrucks mit klassischen Speiseangeboten, über vegane Burger, kreative Salate bis hin zu bunten Donuts. Neben den passenden To-Go Gerichten hatten wir mit den silbernen Airstreams gleich schöne Deko Details als Hintergrundkulisse.
Bei Einbruch der Dunkelheit erstrahlte dann das Highlight des Tages. Mit unserem Partner TNL Design entwickelten wir eine eigens auf die Hochschule konzipierte Fassaden Illumination. Mittels Videomapping, welches auf ein Hauptgebäude des Campus projiziert wurde, konnte die 10 jährige Geschichte der Hochschule eindrucksvoll visualisiert werden. Die Farben der leuchtenden Armreifen, die unter dem Publikum verteilt wurden, mischten sich mit den Farben und Formen der Illustration. Ein stimmiger Abschluss eines gelungenen Tages.
Akt 2 – das „Wissenschaftspicknick “ auf dem zweiten Campus stand eine Woche später dann in den Startlöchern.
Hier haben wir ganz andere Ansätze verfolgt, um den Campus in Szene zu setzen. Ein Festival Charakter war vorherrschend und sollte mit einer besonders großen Bühne als ebensolches erkannt werden. Weiterer Teil des Tagesprogrammes waren wiederum die Department Präsentationen, wozu Chemieshows á la „Knoff-Hoff Show“ gehörten. Weiterhin wurden im Outdoorbereich Spielstationen wie ein Menschen Kicker Feld aufgebaut. Und auch an diesem Standort sorgten Foodtrucks für das leibliche Wohl der großen Gästeschar, die aus Studierenden, Angehörigen, Dozenten und kommunaler Politik bestand.
Besonders im Fokus des Festival Events stand das Live Konzert der bekannten Band Culcha Candela am Abend. Die bekannte Band riss die Menge mit einem temperamentvollen Auftritt mit und bei dem bekannten Song „Du bist Hamma“ waren alle im Publikum voller Emotion dabei.
Teil unserer Arbeit bei diesem Projekt war auch ein umfangreiches Sicherheitskonzept. Hierfür war es sehr gut, dass der Technik Dienstleister die Location bereits von vorhergehenden Events kannte und so manche kommunale Hürde meistern konnte. Die Events wurden aufgrund der vielen Schnittstellen mit einem sehr großen Team betreut. Wir waren allein mit 8 Personen vor Ort. Jeder verantwortlich für einen bestimmten Themenbereich und ab Aufbauzeitpunkt vor Ort. Hand in Hand arbeiten gehört gerade bei Mammutprojekten zu einem essentiellen Bestandteil der Konzeptrealisation. Gegenseitiges Vertrauen und gleichzeitig beiderseitige Schulterblick-Kontrolle. Daraus ergibt sich ein gemeinsamer Erfolg.
Am Ende blicken wir auf zwei erfolgreich beendete Campusfeste mit einer Mega Party Stimmung zurück, die allen Teilnehmenden sicherlich noch eine lange Zeit in Erinnerung bleiben.
Drei Aufgaben, drei unterschiedliche Herangehensweisen.
Die Ihnen zeigen, wie wir unsere Arbeit machen und wie wir kundenorientierte Umsetzung der Projekte verstehen.
Wir bei nice:-) fühlen uns als Erlebnisbotschafter und das Wort ist Programm. Die Botschaft des Kunden möchten wir zu einem besonderen Event transformieren und damit bei allen Teilnehmenden ein erinnerungswertes Erlebnis hervorrufen. Egal ob Kongress, Sales Meeting, Jubiläum oder Messe.
Als erfahrene Veranstaltungsagentur mit dem nötigen Know-how begleiten wir auch Sie gern mit einer persönlichen Eventorganisation.
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