Das Büro der Zukunft – wie arbeiten wir im Jahr 2030?

Durch eine Pandemie haben wir bereits erkannt, dass wir unsere Arbeit in gleicher Qualität an unterschiedlichen Orten erledigen können. Die Herausforderungen, das Level zu halten, sind allerdings vielfältig! Viele möchten den Büroalltag nicht missen, Plötzlich fehlen Dinge, die man sonst eigentlich nicht bewusst als wichtig wahrgenommen hat. Wie wird das Büro der Zukunft also aussehen?

Büro ist auch gleichzeitig Kommunikation. Ist Aktion und Reaktion. Gefühle, die man in einer Zeit, in der das Home Office zum Standard geworden ist, nicht mehr erlebt. Der Ort für den Austausch mit Kolleg*innen, der Raum für gemeinsame Kreativität und vor allem die Abwechslung zu den eigenen vier Wänden. Das alles ist ein Büro, in dem man auf Kolleg*innen trifft.

Und dennoch: schon seit einigen Jahren rücken in der Arbeitswelt mediale Technologien verstärkt ins Zentrum der Aufmerksamkeit. Der Blick richtet sich also auf die Frage, wie die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeiter*innen digitaler strukturiert werden kann, mit dem Ziel der Effizienzsteigerung bei gleichzeitig bleibendem Sozialleben.

 

 

Und da hat ein Virus als Booster geholfen, dass man direkt ins kalte Wasser springen musste. Sich mit festgelegten Videoterminen zum Kaffeeklatsch anstelle des Treffs an der Kaffeemaschine im Büro ein wenig interaktive Kommunikation aufrecht erhalten. Oder mit abendlichen Koch Aktivitäten per Zoom Call anstelle der sonst stattfindenden After Work Runde.

Stellen wir uns jetzt also grundsätzlich einmal die Frage:

Welche Vorstellungen hat die Generation Z an ihren Berufsalltag?

Laut Studien sind diese Jahrgänge schon lange anders aufgestellt als die Generationen davor. Der Beruf steht an zweiter Stelle, die Familie ist an Nummer eins. Die Jahrgänge 1997 – 2012 suchen Ausgleich und Balance im (Arbeits-)Leben. Sind alle Aufgaben erledigt, soll ausreichend Flexibilität gewährt sein. Lieber das Treffen mit den Kolleg*innen, eine Joggingrunde im Stadtpark oder doch lieber Netflix streamen.
Alles kann, nichts muss.

Diese Art von Unverbindlichkeit stößt bei den traditionellen Konzernen und DAX Unternehmen schon mal an Grenzen. Das ist die Chance der kleinen und mittelständischen Firmen! Vorgesetzte, die sich empathisch und gleichzeitig innovativ zeigen, haben die besten Karten bei dieser Generation. Und deshalb ist Homeoffice als Ausschließlichkeit auch keine Option für das Büro der Zukunft.
In diesen Unternehmen ist die Frage, ob Mitarbeiter*innen vom Homeoffice aus arbeiten können, längst beantwortet. Hier ergänzt oder ersetzt diese zeitgemäße Arbeitsform bereits die tägliche Anwesenheit in der Firma. Und es summieren sich die Vorteile für beide Seiten! Während sich die Arbeitnehmer*innen von festen Arbeitszeiten und stauintensiven Pendlerfahrten verabschieden können, kann das Unternehmen seine oftmals kostenintensive Raumsituation optimieren. Persönlich zugeordnete Arbeitsplätze sind Schnee von gestern. Flexible  Arbeitsbereiche für ein vielfältigeres Teamwork sind die Ideenschmieden von morgen!

 

 

Die Mitarbeiter*innen bewegen sich zwischen den verschiedenen Bereichen und Themenfeldern, gemäß ihrer eigenen beruflichen Ausrichtung. So kommen sie in den Genuss, auch in Strukturen außerhalb ihres täglichen Arbeitsfeldes zu blicken. Vielfältigkeit in der Tätigkeit ist nicht nur ein Wort, sondern bildet das Arbeitsumfeld der Zukunft ab. Je diversifizierter man aufgestellt ist, umso besser. Was damit auch gleichbedeutend ist, dass die Anforderungen an einen Arbeitsplatz in einem Büroumfeld immer umfangreicher werden.

Soweit die Fakten zu den äußeren Strukturen.

Blicken wir doch auch einmal auf die inneren Themen . Was ändert sich hier bzw. hat sich bereits geändert?

Und schauen wir einmal auf die….

….Vorteile des digitalen Büros

Die digitale Transformation hat viele Namen. Doch eines ist inzwischen sicher: Sie erfasst und wandelt alle Lebensbereiche des Menschen. Seien es private oder berufliche. Zum Teil verschmelzen „Work“ und „Life“ quasi miteinander. Wie sehen aus unserer Sicht die Vorteile des digitalen Büros im Detail aus?

1. Papierlose Dokumente

Das digitale Büro ermöglicht es, von überall und jederzeit auf die richtigen Dokumente zugreifen zu können. Damit ist umfangreicher Archivplatz nicht mehr notwendig Hier braucht es vielmehr große Speicherkapazitäten. Und natürlich alles regelkonform nach DSGVO.

2. Transparenz

Verantwortlichkeiten und Zugriffe können zugewiesen und Bearbeitungen somit immer nachvollzogen werden. „Big Brother“ is watching? In gewisser Weise trifft das zu. Denn jeder Arbeitsschritt ist nachvollziehbar. Gleichzeitig reduziert das Arbeitsprozesse und beschleunigt diese. Schöner Nebeneffekt: Optimierungspotenziale in den einzelnen Prozessen.

3. Einsparpotenziale

Neben einer offensichtlichen Raumeinsparung können auch Kosten reduziert werden. Für Dokumente gilt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Alles digital abgespeichert. Das bedeutet: weniger Papier, Druckerpatronen, Aktenordner, Aktenschränke und keine Aktenvernichtungskosten nach 10 Jahren. Es wird Unternehmen geben, die sich auf die sichere und günstige Datenlöschung nach entsprechenden buchhalterischen Fristen spezialisiert haben. Und das wird weniger Kosten verursachen, als die Vernichtung der haptischen Aktenordner.

4. Besserer Kundenservice

Die unkomplizierte Auffindbarkeit von Vorgängen verbessert den Kundenservice ungemein. Anfragen können prompt beantwortet werden, ohne erst den Aktenordner mit der entsprechenden Papierakte herauszusuchen. Im schlimmsten Fall finden sich dort handschriftliche Notizen, die keiner mehr entziffern kann. Im digitalisierten Büro sind alle relevanten Informationen nur einen Mausklick entfernt. So kann der Kundenservice jedes Anliegen umgehend bearbeiten und Kund*innen glücklich machen.

5. Das digitalisierte Büro ist global

Die Grenzen zwischen verschiedenen Unternehmensstandorten verwischen in der digitalen Arbeitswelt. Dokumente lassen sich kollaborativ bearbeiten, auch wenn Mitarbeiter*innen tausende Kilometer voneinander entfernt sind. Müssen Entscheidungen von mehreren Verantwortlichen eingeholt werden, sparen Sie lange Kommunikationswege. Eine elektronische Akte ermöglicht einen schnellen und standortunabhängigen Zugriff. Arbeitsprozesse, an denen mehrere Personen beteiligt sind, können verkürzt werden.

 

 

Und wohin führt das also?

Was alles irgendwie noch immer futuristisch klinkt, ist längst schon keine Wunschvorstellung mehr. Fakt ist, dass sich die Anforderungen an die Arbeitswelt und auch die damit zusammenhängende Umgebung drastisch geändert haben. Eine Pandemie und die damit verbundenen Kontakteinschränkungen haben das alles im Turbotempo beschleunigt.

Über Nacht entstanden in praktisch allen Bereichen Bedürfnisse und Anforderungen nach digitalen Kommunikations- und Arbeitsstrukturen. Bis dahin haben sich diese in einem mäßigem Tempo entwickelt. Spitzenreiter in der aktuellen Situation waren sicherlich die vielen Tools für Videokonferenzen.

Klar ist, Unternehmen erkennen angesichts der Krise das Potenzial und den Wert der schnellen digitalen Transformation. Damit einher geht die technisch optimierte Ausstattung von Arbeitsumgebungen. In sehr kurzer Zeit wurden arbeitsfähige Lösungen für die bestehende IT-Infrastruktur geschaffen. Hier haben sich zahlreiche Chancen für die IT Spezialisten aufgetan!

Die Erfahrungen aus 2020 werden in langfristige Planungen einfließen. Dabei wird es den Unternehmen nicht um Insellösungen gehen, sondern um vernetzte Standardisierung, eingebunden in die eigene IT-Architektur. AV-Planer*innen und -Integrator*innen werden sich bei der technischen Ausstattung im „Büro der Zukunft“ intensiver mit Fragen der Software-Anbindung und intuitiver Anwendung von möglichst standardisierter Medientechnik kümmern müssen. Die Zusammenarbeit mit den IT-Abteilungen wird für den AV-Systemintegrator somit zukünftig intensiver werden.

Eventagenturen planen seit Jahren auf hohem Niveau was AV Technik bei Events betrifft. Hier schließt sich der Kreis. Es geht nicht mehr allein nur um Büroakten. Vielmehr braucht es für das Büro der Zukunft eine Gesamtlösung bei der die internen Prozesse auch mit externen Strukturen (Vertrieb, Marketing) verbunden sind.

Wir wissen wie es geht, also kontaktieren Sie uns gerne über unsere Internetseite oder schauen Sie auf einem unserer Social Media Kanäle, wie facebook, Instagram, LinkedIn, Xing, vorbei.

Let`s get digital!