Hello Fall – Zeit für einen Kongress!

Am 24. und 25. September betreute das Team nice:-) einen medizinischen Kongress und konnte mit seiner Erfahrung bei der Umsetzung von Events punkten. So wurde aus einem digitalen Event ein Live Kongress wie man ihn eigentlich kennt – inklusive Entertainment und Networking!
Unsere Planung startete bereits im Frühjahr 2021 und von Anfang an stand für den Kunden fest: es wird kein rein digitales Event. Der intensive Austausch unter den Teilnehmenden sollte im Vordergrund stehen!

Der Fokus lag auf dem Wissensaustausch

Als Location entschied unser Kunde sich für ein „Rundum-Sorglos-Paket“, nämlich den Ruhrturm in Essen. Eine Veranstaltungsstätte, die sowohl Meetingräume, als auch einen Bereich für Abendveranstaltungen mit Lounge Charakter bietet. Die Location sorgt mit ihrer Nähe zu den Autobahnen A40 und A52 für eine angenehme und einfache Anreise.

Auf über 2.000m² barrierefreier Fläche finden sich viele Räume und Säle, die für Tagungen bestens geeignet sind. Über das angrenzende Tagungshotel hatten die Gäste die Möglichkeit, je nach Bedarf ein Hotelzimmer zu buchen und sich so eine zeitaufwendige Anfahrt zu ersparen.

Thema des Kongresses war die Behandlung und Erforschung der Krankheit Lipödem. Viele Fachvorträge trugen zu einem interessanten Inhalt bei. Deshalb waren weniger aufregende Showacts gefragt. Vielmehr erforderte es einer perfekten Technik sowie der reibungslosen Abfolge der externen Redner/innen.

Live Schaltungen aus dem OP sorgten für Wow-Effekt bei den Gästen.

Für die Technik zeichnete sich unser „Preferred Partner“ die Schallmeister GmbH verantwortlich.  Die bewährte Zusammenarbeit mit den Kollegen der Technik trug dazu bei, dass alle Schnittstellen Hand in Hand arbeiteten. Gerade diese Fehlerquellen gilt es bei der Kooperation verschiedener Gewerke zu vermeiden. Aufbau, Begleitung der Dry-Runs, Kommunikation mit dem Kunden. Alles verlief wie geplant und sorgte nicht nur bei uns, sondern auch bei unserem Kunden für ein sicheres Gefühl.

Als besonderes Highlight für die Teilnehmer gab es direkt am ersten Tag eine Live Schaltung aus dem Ruhrturm in den OP-Saal der LipoClinic in Mülheim. Die Gäste hatten damit die Gelegenheit, als Zuschauer an einer Liposuktion teilzunehmen. Diese wurde vor Ort durch die jeweils anwesenden Ärzte im OP fachlich kommentiert und erklärt. Gerade für die angehenden Patientinnen, welche im Vorfeld von der LipoClinic zu diesem Event eingeladen wurden, ein wichtiger Einblick in die Behandlung.

In den einzelnen Pausen hatten die Gäste die Möglichkeit einen Gang durch die Ausstellung der Sponsoren zu machen und sich über verschiedene Produkt- und Technologieentwicklungen zu informieren.
Ein kommunikativer Abschluss am Abend des ersten Kongresstages: zum Ausklang an der Lounge Bar im Erdgeschoss sorgte ein DJ für entspannte Stimmung bei den jeweiligen VIP Gästen. Begleitet wurde dies durch ein Flying Dinner, welches den Abend perfekt abrundete.

Eine Herausforderung – die Corona Maßnahmen

Im Frühjahr 2021 wusste niemand, wie sich die Corona-Pandemie in Richtung Herbst entwickeln wird. Insofern gab es für alle Beteiligten die Herausforderung, mit ständig wechselnden Corona Schutzverordnungen umzugehen und zu planen. Nicht nur die laufenden Anpassungen, sondern auch eine leichte Unsicherheit seitens der eingeladenen Gäste erforderten klare und immer wieder neue Kommunikationsmaßnahmen.

Unsere Antwort auf diese Thematik: es etablierte sich ein „Weekly“. Ein wöchentlicher Videocall mit unserem Kunden.
Hier wurden vor allem wichtige Statusupdates kommentiert, wodurch eine schnelle Reaktion und zeitnahe Lösungsfindung möglich war.
Unser Kundenservice in Form von „Weeklies“ ist ein weiteres nice:-) Tool, um bei der Projektumsetzung einen reibungslosen Ablauf zu garantieren.

Finaler Entschluss gegen Ende der Planung: Das Event soll ausschließlich live stattfinden!

Mit fortschreitender Organisation betonte der Kunde immer wieder den Wunsch einer Live Veranstaltung den Vorzug geben zu wollen. Anfangs war zusätzlich ein Streaming geplant, um einem größeren Teilnehmerkreis die Zuschaltung zu ermöglichen. Unser Kunde hat sich zuletzt dann doch dagegen entschieden, um die Wertigkeit der Live Teilnahme nicht zu schmälern.
Für uns als betreuende Agentur ein nachvollziehbarer Schritt und ein mutiges Statement seitens des Kunden. Der Erfolg der Live Veranstaltung gab ihm recht.

Durch die zwischenmenschliche Kommunikation eines sensiblen Themas, welche in der Form nur vor Ort möglich war, konnte der Kongress nur gewinnen.

„Wir müssen dieses Jahr wieder ein Zeichen setzen. Wir machen einen Präsenzkongress. Wo man gesagt hat […] das wird sowieso nie klappen. Sehen Sie her, wir sind da!“, so begrüßte Herr Dr. Heck zu Beginn des ersten Tages.

Wir danken unserem Kunden für das entgegengebrachte Vertrauen insbesondere für seine Überzeugung, diesen Kongress in Präsenz durchzuführen! Das Team nice:-) steht für lebendige Live Kommunikation und für Emotionen, die durch gemeinsame Erlebnisse in einer Gruppe entstehen. Gemeinschaftliche Erfahrungen vermitteln das Gefühl von Zusammenhalt! Nur so werden Emotionen hervorgerufen, die im täglichen Business so wichtig sind!

 

Sie möchten ebenfalls Ihren Kongress wieder mit Live Erlebnissen planen?  Nennen Sie uns Ihre Aufgabe und wir entwickeln für Sie das richtige Konzept, um Ihre Ideen in die Wirklichkeit zu transferieren!