„Job done!“ – Ein Einblick in eine online Veranstaltung

Über die letzten Monate standen wir einem unserer langjährigen Kunden bei der Organisation seiner online Veranstaltung zur Seite, welches einige Herausforderungen mit sich zog. Auch für uns ein sehr interessantes Unterfangen, da wir dieses Event in den vergangenen Jahren stets live organisieren und begleiten durften. Wir wollten die sonst vorhandene Energie der Präsenzveranstaltungen auch „on Screen“ bei der online Veranstaltung transferieren.

Unser Kunde wünschte sich….

… die Durchführung einer online Veranstaltung, mit dem Charakter eines „live“ Events. Die Aufnahme sollte im Vorfeld per Studio aufgenommen und zum jeweiligen Zeitpunkt ausgestrahlt werden. Wichtig war hier, dass es eben nicht wie eine Fernsehshow wirkte, sondern das Auge visuell etwas so wahrnimmt, als wäre man tatsächlich vor Ort.

… einen einheitlichen Look – die Speaker kamen aus drei verschiedenen Ländern . Jedoch sollte es ein Layout mit stimmiger Präsentation geben, welches den Anschein vermittelte, alle drei wären in ein und demselben Studio.

… nicht zuletzt die Absicherung und Sicherheit der Plattform, daß nur angemeldete Personen auf die Ausstrahlung zugreifen können.

 

Gesagt, getan.

Über Brainstorming, Planung und Organisation fanden wir für all diese Voraussetzungen einen Weg, dem Kunden ein auf ihn maßgeschneidertes Konzept zu fertigen. Die Durchführung erfolgte daraufhin wie folgt:

• Wir entschieden uns für zwei Studios in zwei Ländern. So konnten wir den Speakern Reisekomplikationen und Quarantäneprobleme ersparen. Diese wurden nach Absprache mit dem gleichen Material, Licht- und Ton Set Up vorbereitet. Aus Liebe zum Detail und um kleinste Unterscheidungen auszuschließen, wurden beide Studios von uns komplett identisch ausgestattet.

 

• Trotz aller Vorfreude auf ein Studio Event mussten wir uns selbstverständlich an die Hygieneregeln halten und spezielle Maßnahmen ergreifen. Nur so konnten wir den Mitarbeitern vor Ort und den Akteuren ein sicheres Arbeitsumfeld gewährleisten. Auch hier galt also die bekannte Maskenpflicht bis Betreten des eigenen Platzes. Statt Buffets kreierten wir sogenannte „Snack Boxen“ – eine individuelle Verpflegung ohne Buffet Problematik. Was nicht bedeutet, dass die Verpflegung weniger lecker war ?
  Und nicht zuletzt gehört das Desinfizieren jeglicher Flächen dazu sowie eine konsequente Händedesinfektion an den bereit gestellten Desinfektionsständern.

 

• Das sind alles Maßnahmen, die wir bereits von anderen Hybriden Events kennen. Etwas kniffliger war der Schnitt. Um den Live-Charakter nicht zu verlieren, gestaltete sich die Suche nach optimalen Schnitten schwieriger als im Normalfall. Schlussendlich fanden wir mit unseren Technikern geeignete Stellen, um die Videos im Nachgang so unauffällig wie möglich bearbeiten zu können.

 

 

• Ein weiterer, nicht ganz unwichtiger Punkt: das Handling der einzelnen Präsentationen. Wir haben uns für einen Software entschieden, die es uns ermöglicht hat, neben der  Videoübertragung parallel die Powerpoint Präsentation der jeweiligen Speaker zeigen zu können. So konnten die Teilnehmer sowohl den Redner/die Rednerin als auch dessen/deren Präsentation synchron nebeneinander sehen und der Vorgetragenen gut folgen.

 

• Absicherung – Da die Ausstrahlung in verschiedenen Zeitzonen erfolgte, gestalteten wir mehrere Landingpages. Alle angemeldeten Personen bekamen für den Konferenzzugang einen eigenen Login inklusive Passwort.

 

• Um die online zugeschalteten Teilnehmer bestmöglich zu unterstützen, waren wir via Zoom während der Konferenz mit einer Service-Hotline permanent erreichbar. So war gewährleistet, dass einer unserer Mitarbeiter den Teilnehmern jederzeit bei Problemen helfen konnte. Warum haben wir uns für Zoom entschieden? Da es sich um ein internationales Event handelte und viele Teilnehmer keine andere Software zur Verfügung hatten, lieferte Zoom die beste Möglichkeit um eine „Remote Control“ für die Teilnehmer bieten zu können.

 

Alles in Einem konnten wir mit dem Konzept der Umsetzung für unseren Kunden eine passende Antwort finden und waren auf alle Eventualitäten bestmöglich vorbereitet. Und es gelang uns in diesem für uns alle anstrengenden Jahr ein sonst sehr beliebtes und erfolgreiches Live Event in ein kommunikatives Online Event umzuwandeln.

Das Ergebnis war nicht nur ein zufriedener Kunde sondern auch ein konstruktives Konferenz Ergebnis.
Sie haben Fragen oder möchten IHR nächstes Live Event durch uns in ein spannendes Hybrid Event umgestalten und durch unseren technischen Support begleiten lassen?

Zögern Sie nicht uns für ein erstes Beratungsgespräch zu kontaktieren – wir freuen uns auf Ihre Herausforderung! https://www.team-nice.de/kontakt/