Tipps und Tricks bei der Planung unter Hygieneauflagen

Wir haben bereits einige Blogs und Posts zu der Planung von hybriden Events gepostet. Darin haben wir unsere Erfahrungen in die Runde gegeben. Klar ist, auch wir lernen jeden Tag etwas dazu und müssen uns immer neuen Auflagen anpassen.

Das erfordert eine agile Planung bei jedem Event, der nur einen Hauch von Live Atmosphäre hat. Und es zeigt sich mehr als noch vor einem Jahr: Live Events bzw. hybride Events sind komplizierte Konstrukte, gerade in der aktuellen Situation.

Deshalb ist es so wichtig, dass man die Planung in die Hände einer erfahrenen Agentur gibt. Wir haben hier ein paar Tipps und Tricks zusammengestellt. Diese können bei der Umsetzung helfen und dabei unterstützen, alles gut vorzubereiten. Dennoch ist es für die sichere Logistik unabdingbar, eine Event Agentur für das Hygiene Konzept zu Rate zu ziehen.

 

 

1. Rückverfolgbarkeit

Eine lückenlose Rückverfolgbarkeit der Teilnehmenden muss im Rahmen eines Schutzkonzeptes abgedeckt werden. In den letzten Monaten haben sich in diesem Bereich viele Anbieter positioniert. Diese zeichnen alle Daten lückenlos auf und machen die Rückverfolgbarkeit sehr einfach. Mit diesen Tools behält man den Überblick über Echtzeit Anwesenheitslisten, Ticketarten, Programme und vieles mehr.

2. Gruppierung

Ein weiterer Tipp zur Rückverfolgbarkeit ist die Aufteilung in verschiedene Gruppen. Bei einer Gästeanzahl von zum Beispiel 50 Personen können 5 Gruppen à 10 Personen gebildet werden. Jede Gruppe erhält eine eigene Farbe, die auf ihrem Badge vermerkt ist. Jede Gruppe kennt ihren Treffpunkt in der Location, an der sie sich ohne Maske und Abstand begegnen können. Ohne Maske und Abstand?? Ja richtig! Denn über den Farbencode kann im Falle einer Ansteckung nachvollzogen werden, mit welchen Personen die erkrankte Person zusammen war. So kann ein wenig mehr Normalität gewährleistet werden und in der eigenen Gruppe hat man das Gefühl, tatsächlich einmal bei einer normalen Live Veranstaltung dabei gewesen zu sein.

 

 

3. Teilnehmendenmanagement

Bei Live Events ist es natürlich sehr wichtig, auf alle Abstände und die maximale Gästeanzahl zu achten. Um genau nachvollziehen zu können, wie viele Gäste sich bereits angemeldet haben, können automatisierte Listen genutzt werden. Es gibt zahlreiche Tools, die alle Daten miteinander verknüpfen und somit immer einen aktuellen Überblick über die Zahlen bieten.

4. Digitalisierung

Um möglichst kontaktlose Abläufe sicherzustellen, sollte so viel wie möglich digital geregelt werden. Gestalten Sie die Buchung sowie den Zutritt zur Veranstaltung digital. So können der Kontakt vor Ort und Warteschlangen vermieden werden.

 

 

5. Aktion – Reaktion 

Derzeit werden fast täglich neue Beschlüsse veröffentlicht. Man muss immer aufpassen, auf dem neusten Stand zu bleiben, um alle Gesetze ordnungsgemäß befolgen zu können. Da kann man schnell mal etwas übersehen. Und wenn man nicht aufpasst, handelt man sich eine hohe Bußgeldstrafe ein. Aus diesem Grund ist es enorm wichtig, tagesaktuelle Informationen zu haben. Und dann auch tagesaktuell die Teilnehmenden, zu informieren! Denn es bringt nichts, wenn alle Personen aus dem Orga Team bestens informiert sind. Auch die Gäste müssen sich an die geltenden Vorschriften halten. Der Tipp lautet hier also: agile Kommunikation!

Vertrauenswürdigen Quellen sind :
Weltgesundheitsorganisation (WHO)
Bundesgesundheitsministerium
Robert Koch Institut (RKI)

Auch Eventportale wie eventbride, eveosblog oder eventinc sowie Verbände wie VDVO, FAMAB und EVVC bieten nützliche Hilfen.

6. Think positive! 

Es kommen auch wieder andere Zeiten und wir sitzen alle im gleichen Boot.
Jeder sollte angstfrei und lösungsorientiert denken und daran arbeiten, das beste aus der Situation zu machen. Denn im Endeffekt steht sicher fest: ein Event mit Einschränkungen ist aus marketingtechnischer Sicht besser als kein Event 🙂

 

 

Wir sind Experten für die Eventplanung in Zeiten, in denen ein Virus alles verändert hat. Kontaktieren Sie uns und wir besprechen im Detail, was Sie bei Ihrer Veranstaltung beachten müssen und wie Sie Ihre Organisation vereinfachen können.