Vorteile von digitalen Events gegenüber Live Veranstaltungen

Seit 2020 finden Live Events, wie wir sie bisher kannten, nicht mehr statt – doch was sind die Vorteile von digitalen Events?

Zunächst war das für die gesamte Veranstaltungswirtschaft – insbesondere Konzept Agenturen wie das Team nice:-) – eine große Umstellung.

Die wenigsten Agenturen hatten bis dato viele Erfahrungen mit Online Events gemacht und waren ausgerichtet, ihre Konzepte mit speziellen Live Elementen zu entwickeln.

Doch nach mehr als 10 Monaten steht nun fest: die digitalen Veranstaltungen erfreuen sich echter Beliebtheit. Alle Tools, die in den letzten Monaten dazu entwickelt wurden, einen Online Event lebendig und interaktiv zu gestalten, erleben einen enormen Wachstum.

Die Frage ist nur – alles nur ein Hype oder doch eine langfristige Änderung in der Eventgestaltung?

 

 

Wir haben uns gefragt, wie es in Zukunft mit der Veranstaltungsbranche weiter geht und was nach einem Abflachen der Pandemie auf uns zukommt. Haben wir überhaupt Lust zurück zu den Live Veranstaltungen zu gehen oder bieten die Online Events schlichtweg die größeren Vorteile?

Keiner kann sagen, wann Live Events in ihrer bekannten Form und Ausrichtung wieder stattfinden dürfen bzw. wann es Menschen wieder gefällt, sorglos an einem Live Event teilzunehmen. Denn dies ist nach monatelangen Warnungen und Restriktionen und nach dem nicht enden wollenden medialen Befeuerungen zu tagesaktuellen Verbreitungszahlen ein nicht klein zu redender Faktor in der Überlegung!

 

Hygiene und wie wir damit umgehen müssen…

Was wir wissen ist, dass das Hygiene Bewusstsein bei uns allen gestiegen ist. Das wundert einen in Anbetracht der Tatsache, dass gewisse Hygienevoraussetzungen doch erwartet werden dürfen wenn man andere Menschen trifft. Auch ohne ein gefährliches Virus sollte dieses Thema niemals außer Acht gelassen werden!

Das Wort der Stunde heißt also nun „Hygienekonzept“ um damit auch gleich wieder etwas Bürokratie in die Planungssicherheit zu bringen. Und diese Hygienekonzepte werden uns noch eine lange Zeit begleiten, eben ein fester Bestandteil von Veranstaltungen werden.
Übrigens – was man bei einem solche Konzept beachten muss, das haben wir bereits in einem Blog beschrieben: https://www.team-nice.de/hygienekonzept-so-funktionierts/.

 

 

Zurück zur Ausgangsfrage: Was sind die Vorteile von digitalen Events – die unserer Meinung nach zu einer interessanten Diskussion führen dürfte.

Die einen glauben, in einem Jahr sind alle wieder „so was von live“ unterwegs, die anderen setzen fest auf das Online Thema. Weil ihrer Meinung nach die Entwicklung nicht mehr zurückgenommen werden kann und die meisten Menschen lieber den Vorteil eines Online Termins nutzen, als sich auf den Weg von A nach B zu begeben, um einen Vortrag oder eine Messe zu erleben.

Mag sein, dass das stimmt. Mag aber auch sein, dass ganz bestimmte Events Online keine Lösung sind. Zumal Europa immer noch nicht so weit ist wie die USA. Wo schon einige interaktive Techniken aus dem Gaming Sektor für Events genutzt werden, die von ihrer speziellen Benutzeroberfläche her in Deutschland noch keine Fans unter Marketing Abteilungen in den Unternehmen gefunden haben.

So erlebt man gerade einen Boom an Online Workshops und Online Meetings, die selten so spannend sind, dass man dem Thema unabgelenkt folgt. Es ist ja auch so einfach, seine Kamera auszuschalten und auf dem Smartphone nebenbei seine Mails zu checken oder im Social Media unterwegs zu sein 😉

 

 

Dass es lebendige Tools gibt, dazu haben wir bereits in vorhergehenden Blogs zu digitalen Eventkonzepten und Ideen etwas geschrieben. Es geht also durchaus interaktiv und spannend, wobei man immer bedenken sollte „in der Kürze liegt die Würze“. Online keinen Vortrag länger als 40 Minuten.

Es ist bei allem Für und Wieder wie mit Allem: alles ist subjektiv.
Im Endeffekt muss jeder für sich selber entscheiden, welche Vorteile von digitalen Events er/sie sich zu nutze machen will oder ob es dann doch eine Live Veranstaltung werden soll. Doch es gibt einige Punkte, bei denen man klar zwischen online und live unterscheiden kann.

 

Reichweite

Ganz klar ein Punkt für die digitalen Veranstaltungen! Das Internet ermöglicht eine unbegrenzte Kapazität und das weltweit. Egal wann, egal wo, egal wie viele – online besteht unendlich viel Konnektivität, die man live niemals realisieren könnte.

 

Kommunikation

Über digitale Plattformen kann man einfacher mit anderen Teilnehmenden und den Referent*innen in Kontakt treten. Die Hemmschwelle, sich zu Wort zu melden, liegt deutlich niedriger. Für die Wortmeldung gibt es viele Möglichkeiten, wie zum Beispiel die Chatfunktion oder das 1 on 1 Networking. Da die Person, mit der man Kontakt aufnehmen möchte, sofort benachrichtigt wird, kann man einfach und direkt eine Konversation aufbauen.
Bei Live Veranstaltungen hat man selten so einen engen Kontakt zu den Keynotes. Es bietet also tatsächlich einen Vorteil, online Ansprechpartner*innen zu kontaktieren und dadurch einen intensiveren Austausch entstehen zu lassen. Auf der anderen Seite bleibt es beim Online Treffen dann doch unverbindlich und häufig auch unpersönlich. Die obligatorische Visitenkarte hilft schon weiter, wenn man sich gut vernetzen möchte. Der Bildschirm ist da eine andere Ebene und bietet nicht die gleiche Vertrautheit oder ein Gemeinschaftsgefühl. Also Unentschieden.

 

Kosten

Ganz klare Vorteile von digitalen Events: für die Veranstalter*innen und Teilnehmenden fallen kein Anreise- und Unterbringungskosten oder Verpflegungskosten an. Außerdem muss keine Location gebucht werden, die oft den größten Teil des Budgets vereinnahmt. Bei hybriden Events braucht man natürlich eine externe Location, da die eigenen Räume technisch nicht ausgestattet sind. Doch auch hier entwickelt sich einiges und es wird nicht mehr lange dauern, bis in allen Geschäftsräumen problemlos ein digitales Event aufgenommen werden kann.

 

Zeit

Eines unserer wichtigsten Güter. Keiner hat sie, jeder braucht sie. Am besten müsste der Tag 30 Stunden oder noch mehr haben, damit man alles geschafft bekommt und auch noch genug Zeit für das Privatleben bleibt. Work-Life-Balance hatte wohl nie mehr Bedeutung als in der Home Office Zeit.

Gerade aus diesem Grund passen digitale Events perfekt in unseren Alltag. Keine An- und Abreise, keinen Babysitter organisieren, kein hin und her schieben von Terminen. Selbst wenn es gerade nicht so gut passt, ein Webinar kann auch problemlos nebenbei laufen. Wenn man sich nur mal überlegt, wie viele Live Events man 2019 besucht hat im Vergleich mit den besuchten Online Events 2020 – man kann sagen, die Events, die man miterlebt hat, haben sich verdoppelt, wenn nicht sogar verdreifacht. Wir können also mehr Wissen mit einem niedrigeren Zeitaufwand tanken, was die virtuelle Welt also auch in diesem Punkt zum Sieger macht. Stellt sich nur die Frage, ob diese Wissensflut überhaupt sinnvoll ist oder die Masse keine Klasse ist…?

 

Bewertungsmöglichkeiten

Essenziell wichtig für eine erfolgreiche Veranstaltung ist der Return on Invest. Zum einen können wir damit darauf schließen, wie gut das Event bei den Teilnehmenden angekommen ist und zum anderen hilft es dabei, bei kommenden Veranstaltungen Optimierungen zu implementieren.
Top: bei digitalen Events erhält man das Feedback schon während der Veranstaltung. Hierfür gibt es diverse Tools, die durchaus lebendigen und interaktiven Charakter haben. Wir reden also nicht von einem „Survey“ sondern von einem Modul, welches Ratings erstellt. Mit diesen Tools hat man alles schriftlich und kann so die Kommentare gleich für unsere Auswertung nutzen. Bei Live Events erleben wir es oft, dass die Teilnehmenden im Nachhinein einen Feedback Bogen ausfüllen müssen, was mehr Zeit und Aufwand für die Gäste und die Veranstalter*innen bedeutet. Insofern also 6 zu 1 für digitale Veranstaltungen.

 

Format

Mittlerweile kennen wir uns alle auch im digitalen Bereich sehr gut aus und was zu Beginn neu und aufregend war, ist nun schon altbekannt. Dennoch gibt es immer wieder neue Formate, neue Apps und neue Plattformen, die uns neu begeistern. Die digitalen Möglichkeiten sind so vielfältig, dass es nie langweilig wird. Es werden kreative Anstöße durch moderne Formen der Zusammenarbeit geliefert, sodass ganz neue Impulse entstehen können. Punkt für die bunte und vielseitige Online Welt.

 

Voraussetzungen

Schwierig zu sagen, wer hier die Nase vorne hat. Die Grundvoraussetzung für ein digitales Event ist offensichtlich die Technik. Ohne einen guten Technikdienstleister kann sie schnell zum Störfaktor werden. Man muss sich zu 100% auf seinen Partner/seine Partnerin verlassen können und ihm/ihr blind vertrauen. Das ist essenziell und wird leider allzu häufig von den Veranstalter*innen unbeachtet gelassen. Professionelle Technik hat ihren Preis und das zahlt sich aus! Zurück zum Gegenpol, der Live Veranstaltung. Hier hat man sich längst darauf verständigt, gute Technik als Basis für eine erfolgreiche Veranstaltung zu berücksichtigen. Das Gute bei Live Events dabei: man hat ein paar mehr Möglichkeiten einzugreifen, wenn die Technik dann wider Erwarten doch nicht 100% klappt. Improvisation geht nur „Live“. Deswegen geht der Punkt an die Live Veranstaltungen.

 

Aufmerksamkeit

Die Aufmerksamkeit und die Kreativität können sich oft nicht so entfalten, wie es an einem inspirierenden Ort gelingt. Außerdem gibt es zu Hause oder im Büro viele Ablenkungen, die einen schnell aus einem Webinar rausholen. Wenn das digitale Event nicht zu 100% mitreißend und spannend gestaltet ist, kommen das Handy oder die Mails gerne mal dazwischen. Live ist das etwas anderes – die Hemmschwelle auf das Handy zu schauen sind während eines realen Vortrages um einiges größer. Punkt für Live Veranstaltungen!

 

Nachhaltigkeit

Auch in der Eventbranche wird der Umweltschutz ein immer größeres Thema. Wenn man an den Müll denkt, der zum Beispiel bei einer Messe produziert wird, wird das Hinterfragen gewisser Notwendigkeiten zur Pflicht… Deswegen muss sich die Branche wandeln und nachhaltiger werden! Online Events sind ein erster Schritt um dieses Ziel zu erreichen. Ressourcen und Emissionen werden eingespart, was einen erheblichen Beitrag zum Umweltschutz leistet. Allerdings ist auch Datenmüll ein Umweltproblem. Es ist also nicht alles Gold was glänzt. Der letzte Punkt geht dennoch an die Online Events.

 

Unser Fazit: 7 Kategorien haben die Online Veranstaltungen für sich entschieden, wohingegen die Live Events leider nur 3 Punkte sammeln konnten. Stellt sich dennoch die Frage: Warum wünschen sich dann so viele Menschen die Live Events zurück? Die Antwort: Emotionen!
Wir lieben Begegnungen so sehr, weil sie Menschen verbinden, weil intensive Erinnerungen entstehen und weil sie uns dabei helfen, für diesen einen Moment dem Alltag zu entfliehen. Auch wenn die technischen Möglichkeiten vielfältig sind und eine solide Infrastruktur besteht, können Online Events niemals das erreichen, was Live Events schaffen.
Auf dem Papier mag das digitale Erlebnis überzeugen, aber es gehört einiges mehr zu einer tollen Veranstaltung, als eine Checkliste und Fakten.

Unser Herz hüpft also vor Freude, wenn wir dann endlich wieder Ihre Live Events durchführen und Sie von der Organisation bis hin zur Umsetzung begleiten dürfen!

 

 

Natürlich haben wir uns im Laufe des letzten Jahres auch mit etlichen hybriden und digitalen Themen beschäftigt und vieles davon umgesetzt.
Die Erfahrung hat uns gezeigt, dass diese Techniken dennoch kein 100%tiger Ersatz sind, jedoch eine sehr sinnvolle Ergänzung. Insbesondere „hybrid“ wird sicher seinen Platz in den Kommunikationsplänen der Unternehmen behalten.

Übrigens… mehr zu all unseren Erfahrungen und Event Ideen gibt es auf facebook, Instagram, LinkedIn, Xing oder unserer Internetseite.

Denn so lange wir uns nur virtuell connecten dürfen, freuen wir uns darauf, Sie auf jeder dieser Plattformen zu treffen!
Und später dann gern auf einen Kaffee oder Tee in unseren freundlichen Agenturräumen im Loft in Essen Kettwig.